تقرير عن ورشة عمل"المواصفات والمعايير فى مجال المكتبات والمعلومات" التى انعقدت بتاريخ 18-3-2014 بالمكتبة المركزية لجامعة القاهرة

كتبه لنا

الأستاذ /عاطف عباس عبد الحميد أحمد

الطالب بمرحلة الماجستير بقسم المكتبات والمعلومات ،

وأخصائى أول المكتبات بكلية التجارة - جامعة الإسكندرية

المواصفات والمعايير هي أحد أهم الأدوات والمتطلبات التى تلتزم بتطبيقها مختلف الهيئات والمؤسسات والمشروعات الإنتاجية و الخدمية حتى تتحقق الجودة فى الأداء والاقتصاد فى التكلفة والتبسيط فى الإجراءات، ومن أجل ذلك عقدت المكتبة المركزية بجامعة القاهرة -فى إطار نشطها الثقافي - ورشة عمل حول دور المواصفات والمعايير فى رفع مستوى أداء المكتبات ومرافق المعلومات تحت عنوان "المواصفات والمعايير فى مجال المكتبات والمعلومات" وذلك صباح الثلاثاء 18-3-2014 بقاعة كبار الزوار بالمكتبة.

ولقد أقيمت الندوة تحت رعاية أ.د. شريف شاهين أستاذ ورئيس قسم المكتبات والوثائق والمعلومات ، ومدير المكتبة، وبحضور لفيف من الأساتذة المتخصصين فى مجال المكتبات والمعلومات ومشاركة ممثلين عن مختلف القطاعات المعنية بإنتاج وإعداد مصادر المعلومات.
   ولقد هدفت الورشة إلى تنمية الوعى بأهمية ودور المواصفات والمعايير فى رفع مستوى أداء خدمات المكتبات، وإلقاء الضوء على أنشطة وجهود اللجنة المصرية الفنية للمواصفات فى مجال المكتبات، وعرض للمواصفات المصرية التى أقرتها الهيئة المصرية للمواصفات القياسية فى مجال إنتاج وإعداد مصادر المعلومات، والترقيمات والرموز والأكواد الموحدة، و تبادل البيانات البيلوجرافية والوثائق بين النظم، وعرض منهجية إعداد المعايير العربية فى مجال المكتبات والمعلومات، واستعراض معايير المكتبات والمعلومات التى أقرها الاتحاد العربى للمكتبات فى مؤتمره عام 2013.

  وفي هذا الحدث الهام تمت مناقشة عدة موضوعات منها المواصفات المصرية فى مجال الوثائق والأرشيف، ودور المواصفات المصرية فى إنتاج وإخراج مصادر المعلومات،ودور المواصفات المصرية فى الترقيمات الموحدة والرموز والأكواد، ودورالمواصفات المصرية فى تبادل البيانات والوثائق بين النظم، ودور المواصفات المصرية فى ضبط الأوعية وإتاحتها فى المكتبات، وطرق إتاحة المواصفات المصرية والحصول عليها، وغيرذلك من الموضوعات التى تتعلق بمجال المكتبات والوثائق.

وفيما يلي تفاصيل جلسات ورشة العمل :

الجلسةالأولى :أدار الجلسة أ.د. شريف شاهين ، وكان المحور الرئيس لها هو : المواصفات والمعايير فى مجال المكتبات والمعلومات

·        وقد استهلها الأستاذ الدكتور/ شريف شاهين بمداخلة لسيادته بعنوان : "دور المواصفات والمعايير في رفع مستوى أداء المكتبات ومرافق المعلومات "

·        بعد ذلك تحدثت الأستاذة الدكتورة/ يسرية عبد الحليم زايد -أستاذ المكتبات والمعلومات بقسم المكتبات والوثائق المعلومات بجامعة القاهرة و عضو مجلس إدارة الهيئة المصرية العامة للمواصفات والجودة - حول "اللجنة الفنية المصرية للمواصفات القياسية في مجال المكتبات والوثائق والمعلومات المهام والتحديات"

وقد ذكرت سيادتها أن هذه اللجنة أحد اللجــان الفنية داخل ” الهيئة المصرية العامة للمواصفـــات والجــودة " ، المرجــع القومي المعتمد ، والجهة الرئيسية الوحيدة في مصر المنــــوط بها القيام بجميع أنشطة المواصفات والجودة ، التي أنشئت عام 1957 . وتضم الهيئة بداخلهــا ست لجان عامة في مجـــالات :

 1- الصناعات الهندسية ، 2- الصناعات الكيمائية ، 3- الصناعات الغذائية ، 4- صناعات الغــــزل والنسيج ، 5- المقاييس ، 6- التــوثيــق والمعلومات . وتعمــــل بداخل كل لجنة من هذه اللجــان العامة (باستثناء اللجنة رقم 6) ، مجموعــــة من اللجــان الفنية التي يتخصص كل منها في أحد فروع التخصـص ، وقــد وصل عدد هذه اللجان الآن إلى أكثر من 100 لجنة .

وفى نهاية المداخلة ذكرت سيادتها ان من اهم التحديات التى تواجهها اللجنة الفنية المصرية للمواصفات القياسية في مجال المكتبات والوثائق والمعلومات ما يلي :

1-محدودية عدد الأعضاء (جبهة الصمود والتحدي) قياساً إلى اللجان الأخرى داخل الهيئة التي تضم أكثر من 40 عضواً.

2- عدم التقدير المعنوي المناســـب من جانب الهيئــة لعمل هذه االلجنة واعتبارها لجنة دخيلة على القطاعات الخمس الأخرى (الهندسية / الكيمائيـــة / الغذائية / والعزل والنسيج / المقاييس ) .

3- عدم وجود مكان ثابت لاجتماعات اللجنة حيث تنقلت عبر السنين بين المقار الثلاثة التالية:

        - وزارة الصناعة – (جاردن سيتي)

        - الشبكة القومية للمعلومات (شارع القصر العيني)  

        - الهيئة المصرية (الأميرية)

·        بعد ذلك تحدثت الأستاذة الدكتورة/ سلوى ميلاد -أستاذ علم الوثائق والأرشيف بجامعة القاهرة -حول المواصفات المصرية في مجال الوثائق والأرشيف .

·        وبعد ذلك تحدثت أ/ ثناء عبد اللطيف العقباوي-عضو لجنة التوثيق والمعلومات بالهيئة المصرية العامة للمواصفات والجودة- بعنوان"إنتاج واعداد مصادر /أو أوعية المعلومات"  ، وقد قسِّمت مداخلتها إلى الاجزاء التالية:

الجزء الأول : مواصفات عناصر البيانات الواردة وقد اقتصر التقديم على عناصر البيانات التي تحدد المعلومات في شكل نصي عن عناصر البيانات التي حددت نفسها بطريقة أخرى على سبيل المثال في شكل رمزي أو تصويري...الخ. فالأشكال المختلفة لعرض قيم بيانات معينة قد تم تسجيلها في هذا الجزء.

  الجزء الثانى:يختص هذا الجزء من المواصفة القياسية المصرية بتقديم كشاف لعناصر البيانات.ويشتمل هذا الكشاف على الأسماء، والكلمات المفتاحية والمترادفات الخاصة بعناصر البيانات ومجموعة عناصر البيانات (أي الرموز) التي وردت في الجزء الأول وكذلك الأسماء والكلمات المفتاحية والمترادفات لرسائل محددة وأنواع التاريخ وأنواع التزويد.

الجزء الثالث: من هذه المواصفة القياسية المصرية تمثيلاً هيكلياً لعناصر البيانات ومجموعات عناصر البيانات الواردة بالجزء الأول. وقد اقتصر التقديم على عناصر البيانات التي تحدد المعلومات في شكل نصي ولم تقدم عناصر البيانات التي تحدد المعلومات نفسها بطريقة أخرى، على سبيل المثال في شكل رمزي أو شكل تصويري، إذ أن هذه الأشكال المتعددة لعرض قيم البيانات قد سجلت من قبل في الجزء الأول ولم يتكرر عرضها في هذا الجزء مرة أخرى.

·        ثم تحدث الأستاذ/ أمين صوفي حول :"المواصفات المصرية في الترقيمات الموحدة والرموز والأكواد"

·        وبعد ذلك تحدث الأستاذ محمد عبد الحميد معوض-استشاري ميكنة المكتبات ومدير عام بأكاديمية البحث العلمي سابقاً - حول:"المواصفات المصرية في إنتاج وإخراج مصادر المعلومات "

·        وبعد ذلك تحدث الأستاذ الدكتور/ مصطفى حسام الدين -الأستاذ المساعد بقسم المكتبات والوثائق والمعلوامت بجامعة القاهرة-حول:"المواصفات المصرية في ضبط الأوعية وإتاحتها في المكتبات"

·         ثم تحدثت  أ. منى فج النور  حول "أهداف مكتبة هيئة المواصفات والجودة"

حيث تبين ان أهمية مكتبة الهيئة تكم في أنها مكتبة متخصصة تخدم جميع الجهات المعنية بالمواصفات القياسية داخل جمهورية مصر العربية من حيث:

Ø     أن المكتبة تضم معظم المواصفات القياسية التي تصدرها المنظمات الدولية والإقليمية وهيئات التوحيد القياسي الأعضاء بها وكذلك الأدلة والمجلات والنشرات والمطبوعات التي تصدرها هذه الهيئات.

Ø     تضم أيضا المكتبة مجموعة كاملة من المواصفات القياسية المصرية التي تصدرها الهيئة والأدلة الخاصة بهذه المواصفات في جميع القطاعات.

Ø     تضم المكتبة أيضاً عدداً كبيراً من الكتب والقواميس والمراجع العلمية والفنية.

وقد اختتمت الجلسة الأولى بمناقشة .

الجلسة الثانية:

أدار الجلسة الثانية : الأستاذ الدكتور/ أسامة السيد محمود -أستاذ المكتبات والمعلومات والرئيس الأسبق لقسم المكتبات والوثائق والمعلومات بجامعة القاهرة - وكان المحور الرئيس لهذه الجلسة هو : مؤشرات الأداء الخاصة بالمكتبات العامة والاكاديمية والمدرسية والوطنية .

وقد تضمنت الجلسة مايلي:

·        مداخلة الأستاذ الدكتور/ أسامة السيد محمود حول "المعايير العربية للمكتبات : منهجية الإعداد وأولويات التطبيق "

·        مداخلة م. أحمــــد أمين مدير إدارة نظم المعلومات بعنوان "مؤشرات اعلم لقياس أداء المكتبات العامة و المدرسية" وقد استعرض سيادته الآتى :

Ø      بنية مؤشرات الأداء فى المكتبات العامة  (92 مؤشر)

Ø      بنية مؤشرات الأداء في المكتبات المدرسية( 42 مؤشر)

·        مداخلة أ. أسامة غريب عبد العاطى -مشرف فرع الزيتون بمكتبة مصر العامة - بعنوان:"مؤشرات اعلم لقياس أداء المكتبات الاكاديمية " حيث استعرض سيادته ما يلي:

الفرق بين المعيار والمؤشر حيث ذكر أن المعيار هو خاصية يجب احترامها له خصائص عامة ومجردة تطبق على محتويات مختلفة، أما المؤشر فهو علامة يمكن ملاحظتها داخل المعايير (إما كمية أو نوعية) ونلجأ إلى المؤشر في حالة صعوبة الملاحظة...

1.    حيث تعد المعايير ضرورة لفاعلية نظم المكتبات لأنه بدون المعايير لا تستطيع المكتبات أن تقدم أفضل الخدمات للمستفيدين.

2.    وحيث تيسير ضبط عملية الإدارة وتقوم كأساس للحوار بين العاملين في المكتبات وهيئات التمويل ومجتمع المستفيدين (أداة لتحليل الأداء، وتحليل اتجاهات المستفيدين واهتماماتهم، وطلب تمويل من هيئات مانحة).

3.    خدمة التحليل المقارن بين أداء المكتبات ذات الرسائل المتناظرة.

فى مجمل حديثة عن أهمية مؤشرات الأداء ذكر :

* عند اختيار مؤشر أداء ينبغي أن يحقق التالي:

- المحتوى الإعلامي: يكون إعلاميا أي أداة لقياس نشاط ما ويعرف بالإنجازات والمشاكل ونواحي القصور في الأداء حتى يمكن اتخاذ التدابير لعلاجها.

- المصداقية: يجب أن يحقق النتيجة نفسها إذا تكرر استخدامه تحت نفس الظروف.

- الصحة: يجب أن يكون المؤشر صحيحا، أي أنه يجب أن يقيس ما يراد قياسه ولا يقيس خلاف ذلك.

- الملاءمة: بمعنى أن يلائم المؤشر الغرض المخصص من أجله، أي تتناسب وحدة القياس مع ميزان القياس.

- العملية: ينبغي أن يكون المؤشر عمليا، بمعنى أن يستخدم بيانات يمكن أن توفرها المكتبة بقدر من الجهد في حدود وقت العاملين ومؤهلاتهم ونفقات التشغيل ووقت المستفيدين،كما قدم سيادته نماذج مؤشرات أداء فى المكتبات الأكاديمية .

فى ختام المداخلة استعراض سيادته معوقات تطبيق مؤشرات أداء فى المكتبات الأكاديمية وهي كما يلي :

- معرفة النتيجة بعد فوات الأوان: أنت حققت الشهر الحالي 4.000 عملية إعارة، بينما المفروض.. تحقيق 6.000.. لماذا لا أعرف قبل بداية كل شهر ما هو المطلوب؟

- عدم وجود وحدة للإحصاء والجودة بالمكتبات يكون من ضمن أهدافها تحقيق مؤشرات الأداء العالمية، والسعي نحو وضع مؤشرات وقياسات محددة سواء زمنية أو رقمية.

- الظروف السياسية – الأمنية – الاقتصادية.. تم اتخاذ قرار برفع أسعار اشتراكات المكتبات لزيادة الدخل، فماذا حدث؟

- القرارات لا تنبع من القاعدة، عدم التحمس لأداء العمل.

- البقاء مدة طويلة في ذات المنصب، عدم القدرة.. عدم الرغبة.

- قلة الدورات التدريبية مما يؤدي إلى شعور الموظف بعدم اهتمام الإدارة به.

- التفكير التقليدي في حل المشكلات – استعارة cd.

- نقل الأشخاص وليس العمليات مما يؤدي إلى عدم حل المشكلات.

- بذرة الأمل: مشروع داخل المكتبات خاص بتحقيق المؤشرات العالمية.

·        مداخلة أ. أحمد أمين أبو سعدة حول :" مؤشرات قياس أداء المكتبات العامة والمدرسية "

·        مداخلة أ. مصطفى محمد تهامى بعنوان " مؤشرات أداء المكتبات الوطنية" حيث استعراض سيادته  اهم النقاط التالية:

أن بيانات المكتبة الوطنية ليست قابلة للمقارنة بسهولة، وتكمن المشاكل الرئيسية لقياس الأداء في المكتبات الوطنية في الآتي:

1.    قيامها بمهام متعددة، فتؤدي دور المكتبة الجامعية، والمكتبة البرلمانية بالإضافة لكونها مكتبة وطنية.

2.    المكتبات الوطنية ليس لها مستفيدين محددين أو مجموعة مستخدمين أساسية مثل المكتبات الأكاديمية والعامة، لذا فإن البيانات الخارجة منها لا يمكن وضعها للمقارنة بعدد أعضاء السكان.

3.    رسالة ومهام ووظائف المكتبات الوطنية تختلف بين الأقطار بعضها البعض.

وقد تحدث سيادته عن المواصفة ISO 11620

        وفى ختام المداخلة ذكر سيادته أحد الأمثلة لمعرفة النسبة المئوية للمطبوعات الوطنية المقتناة في المكتبة الوطنية حيث ذكر الآتى:

التعريف: النسبة المئوية لأوعية المعلومات (من جميع أشكالها) التي نشرت في الدولة وتقنياتها المكتبة الوطنية.

الهدف: يهدف هذا المؤشر لقياس إلى أي مدى تغطي المكتبة الوطنية الإنتاج الوطني داخل الدولة، ويعرض ما إذا كانت المكتبة الوطنية لديها القدرة الكافية للوصول لكل الإصدارات من أوعية المعلومات التجارية وغير التجارية في الدولة أم لا.

المعادلة: ( أ ÷ ب) × 100 حيث

(أ): عدد العناوين التي نشرت خلال الثلاثة أعوام السابقة والمقتناة في المكتبة الوطنية.

(ب): إجمالي عدد العناوين التي نشرت خلال الثلاثة أعوام السابقة المسجلة بفهارس أو قواعد بيانات الناشرين.   

وقد اختتمت الجلسة الثانية بمناقشة .